Les défis ne sont qu’une partie des nombreux problèmes que vous pouvez rencontrer lorsque vous commencez à planifier un grand événement social. Que la liste des invités comprenne 1 000 personnes ou 100 000 personnes, un projet réussi repose sur une organisation détaillée et spécifique. Savoir comment gérer une crise qui survient vous aidera certainement à traverser la tempête lors de la planification d’un événement, mais vous devez également vous assurer de trouver toutes les fissures au fur et à mesure que vous planifiez et que rien ne glisse dans le vide avant de l’attraper. Voici sept étapes que vous pouvez utiliser lors de la planification d’un grand événement social.
Sélectionnez une date
Choisissez une date – et une possibilité secondaire. Alors allez de l’avant. La plupart des fêtes ont un thème, un format et un objectif. Organiser une collecte de fonds peut être très différent d’une soirée musicale, d’une fête d’anniversaire ou d’un bal officiel. Savoir quel type d’événement vous planifiez peut également vous aider avec tous les autres détails de la fête.
Planifiez les détails
Votre liste doit être longue et inclure autant de détails que vous pouvez en établir. Les spécificités telles que l’inclusion du Wi-Fi, des toilettes, des fournisseurs locaux, du soutien de la communauté et du stationnement peuvent toutes être essentielles pour un grand événement. Pour chacune des nombreuses étapes répertoriées sur votre feuille d’événement, divisez-les en mini-tâches pour vous assurer de comprendre les moindres problèmes impliqués dans chacune.
Établir un budget
Une fois que vous connaissez la plupart des détails, rédigez votre budget. Assurez-vous d’avoir une zone tampon suffisamment grande pour couvrir les possibilités imprévisibles telles que la pluie, la neige ou les vents violents lors d’un événement en plein air. Il existe plusieurs bons modèles de budget en ligne qui peuvent vous guider tout au long de cette étape de planification et vous orienter vers un budget d’événement réaliste.
Choisir un lieu
Vous pouvez vous retrouver à vous promener dans des dizaines de lieux possibles ou à appeler SteelMaster pour ériger une structure de fête. Quoi que vous choisissiez, assurez-vous que le temps est approprié, qu’il peut contenir le nombre total d’invités (plus quelques centaines de personnes non invitées) et qu’il dispose de toutes les commodités nécessaires. Le stationnement est toujours essentiel pour un grand événement, donc avoir un service de voiturier est souvent une bonne idée. Vous pouvez également envisager d’avoir un lieu secondaire, juste au cas où.
Envoyer des rappels
Si vous avez des conférenciers, un groupe musical spécial ou une autre présentation distincte, assurez-vous d’envoyer des rappels. Incluez la date, l’heure à laquelle l’invité devrait être présent et incluez une note manuscrite sur les caractéristiques spéciales que vous avez préparées pour son confort. Demandez une liste des articles dont ils peuvent avoir besoin, y compris des boissons ou des aliments spéciaux. Le confort des clients peut contribuer à les empêcher d’annuler à la dernière minute.
Attribuer les responsabilités
Les tâches avancent toujours deux ou trois semaines avant l’événement. Attribuez des responsabilités au fur et à mesure que les problèmes commencent à se manifester. Si vous restez au courant des accrocs, vous pouvez éviter le stress inutile et la panique de dernière minute.
Vérification finale
Votre vérification finale peut inclure des appels téléphoniques avec des invités spéciaux, la réorganisation des sièges s’il y a un repas ou la vérification de l’équipement audio et vidéo. Si vous avez une liste de contrôle finale, cela peut vous aider avec les soucis de dernière minute.
Vous ne pouvez pas vous préparer à toutes les possibilités, mais si vous restez optimiste, vous pouvez vous frayer un chemin à travers tous les problèmes qui surviennent. N’oubliez pas de compter sur votre équipe et votre événement sera un succès.
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